Аутсорсинг кадрового делопроизводства (до 50 сотрудников)

Аутсорсинг кадрового делопроизводства — это процесс передачи функций HR-отдела, таких как ведение кадрового учета и документации, сторонним экспертам. Это позволяет организациям сосредоточиться на своих основных бизнес-процессах, минимизируя затраты и риски, связанные с управлением кадровыми вопросами.

Обеспечение правового соответствия и ведение следующих документов:

• Штатное расписание (форма Т-3)
• Карточки сотрудников (форма Т-2)
• Трудовые договоры и дополнения к ним
• Должностные инструкции (исключая инструктаж на рабочем месте)
• Личные дела
• Книга Учёта трудовых книжек
• Приказы на прием, перевод, увольнение сотрудников (исключая приказы, связанные с производственными и служебными заданиями)
• Правоустанавливающие и регламентирующие проекты приказов по организации, связанные с КДП, для дальнейшего утверждения руководством
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Положения, согласно реестра клиента, на момент заключения договора на аутсорсинг КДП
• Книга учета «невыходов»
• Табель учёта рабочего времени на основе информации, предоставленной уполномоченным сотрудником клиента
• График отпусков

Взаимодействие с сотрудниками клиента (регламент взаимодействия с бухгалтерией представлен отдельно):

• Коммуникация с уполномоченным сотрудником клиента относительно приёма/перевода/увольнения сотрудников (исключая аттестацию и обучение сотрудников) 
• Представление руководству организации проектов внутренних приказов, связанных с КДП, документов связанных с перемещением сотрудников внутри организации, а также других документов, связанных с КДП
• Коммуникация с руководителями подразделений и руководством организации относительно графика отпусков
• Коммуникация с уполномоченным сотрудником клиента относительно заполнения данных в табель учёта рабочего времени

Специалисты, ответственные за ведение кадрового делопроизводства, также непосредственно взаимодействуют с сотрудниками по вопросам их трудовых отношений с организацией клиента.

Регламент предоставления документов в бухгалтерию:

• Приём на работу (в день приёма на работу) - приказ о приёме на работу, формирование документа в ПО, статистический учет
• Перевод сотрудника (в день подписания заявление/приказа) - приказ о переводе, формирование документа в ПО, статистический учет
• Расчёт отпуска (не менее чем за 5 календарных дней до отпуска) - приказ о предоставлении отпуска и сформированный кадровый документ в ПО, статистический учет
• Расчёт командировок (в день подписания приказа) - приказ о направлении в командировку и сформированный кадровый документ в ПО, статистический учет
• Больничные (в день невыхода (для отметки в ПО невыхода) и в течение 2-х календарных дней после получения от сотрудника) - в первый день невыхода (по причине болезни), ввод данных в ПО, заполнение листка в части КДП, ведение книги учета, статистический учет (в случае исключения из премиальных выплат)
• Поощрения, мат/помощь, выплаты (в день подписания заявления/приказа) - ввод данных в ПО с учетом вида выплаты, статистический учет
• Расчет заработной платы, аванса (не менее чем за 2 календарных дня до выплаты заработной платы) - согласование табеля учета рабочего времени, приказы о переводах, приказ о невыходах с сохранением среднего заработка (отпуска, командировки и пр.), приказ о выплате сверхурочных, приказ о премировании и доплатах, приказ об удержании (передача копий приказов)
• Расчет премий (в день подписания приказа) - приказ о премии
• Расчет взысканий (в день подписания приказа) - приказ о взыскании
• Увольнение сотрудника (не менее чем за 3 календарных дня до увольнения (кроме обходного листа – в день увольнения) - приказ о расторжении трудового договора, записка-расчет (с компенсацией/удержанием дней отпуска), приказ об оплате сверхурочных, согласование табеля рабочего времени, согласование справки о количестве дней неиспользованного отпуска, согласование обходного листа (в т.ч. информация об удержании), выдача заполненной трудовой книжки (в день увольнений)
• Сдача отчета в органы статистики (в установленные законом сроки) - форма №П-4 – сведения о численности и заработной плате работников
• Сдача отчета в ПФ РФ (в установленные законом сроки) - СЗВ-М

Ведение воинского учёта согласовывается отдельно!

По результатам аутсорсинг руководителю организации предоставляется ежемесячный отчёт.